Tehnici de Business Intelligence aplicate în procesul de Negociere comercială

Autor: Sergiu Medar, ICSS, Institute of Business Competitive Intelligence. Articol publicat inițial in Revista de Informații pentru Afaceri – Romanian Business Intelligence Professionals Association (ASIA)

Randurile de mai jos evidențiază utilitatea aplicării tehnicilor și procedeelor folosite în activitatea de Business Intelligence pentru planificarea și organizarea procesului de negociere. De multe ori auzim discutându-se despre „proceduri de negociere”, „tehnici de negociere” sau chiar despre „arta negocierii”.

Pe drept cuvânt ne punem întrebarea: ce este negocierea? O procedură, un complex de tehnici sau o artă? 

Răspunsul corect ar fi: câte ceva din fiecare.

Pentru a transforma procedurile și tehnicile de negociere într-o artă este nevoie ca negociatorul, alături de acestea, să adauge și cunoștințe de informații în afaceri/business intelligence. Aceasta presupune:

• planificarea negocierii ca o operațiune de business intelligence, inclusiv perioada care precede negocierile;
• culegerea și analiza informațiilor înainte, pe timpul și după negocieri;
• stăpânirea unor tehnici de persuasiune care să fie eficient folosite pe timpul negocierilor.

Procesul de negociere poate fi asemănat cu ceea ce în arta militară se cheamă „effect based operation”, care presupune că, pe timpul derulării operațiunii militare, se obțin informații în timp real pe baza cărora se iau măsurile necesare pentru asigurarea victoriei.În mod similar, pe timpul negocierii, se  pot suplimenta sau nu argumentele în funcție de efectul obținut. Din păcate, efectul obținut se află doar la finalul negocierilor. Totuși, cel care conduce negocierile, poate, pe baza tehnicilor de business intelligence, să obțină informații care să permită anticiparea rezultatului final și să-l influențeze, în funcție de informațiile obținute și analizate, în timp real, chiar pe timpul negocierii.

Utilizarea procedurilor de business intelligence în cadrul negocierilor începe din momentul în care s-a luat decizia de a negocia. Luarea acestei decizii are la bază un Raport de business intelligence care să susțină decizia conducerii companiei.

După luarea deciziei de a negocia, urmează să se stabilească data, ora și locul unde vor avea loc negocierile.

Pentru stabilirea datei de negociere, departamentul de business intelligence trebuie să cunoască evoluția actuală și viitoare a companiei țintă (cu care se vor derula negocierile). În cazul în care aceasta are o perspectivă de evoluție ascendentă, ideea care trebuie indusă este aceea de oportunitate a creării unei posibilități de dezvoltare pe direcții colaterale care să permită amplificarea profitului prin investiții.În cazul în care informațiile obținute scot în evidență dificultăți financiare ale companiei țintă, pe timpul negocierilor poate fi indusă ideea că pe masă există soluții la problemele pe care le au. În felul acesta orice informații obținute înainte de negociere, în procesulde analiză a partenerului de negociere poate influența alegerea datei optime la care aceasta poate începe.

Ora la care încep negocierile este importantă, mai ales în situațiile în care între țările cărora le aparțin partenerii de negociere este o diferență de fus orar. Ora pentru negocieri se alege în așa fel înc.t, la momentul în care se presupune că negocierea va atinge momentul principal de analiză care precede luarea deciziei, în țara partenerului de negociere să fie ora la care ritmul biologic tinde să scadă (noaptea, ora mesei, ora siestei etc.)

Alegerea locului de negociere depinde de maniera în care se planifică desfășurarea negocierii. Dacă se dorește ca negocierea să fie abordată într-o manieră ofensivă, este indicat ca aceasta să se desfășoare pe terenul partenerului sau pe un teren neutru. Dacă se adoptă o manieră defensivă de negociere este bine ca aceasta să se desfășoare „acasă”, pentru ca maniera defensivă să fie disimulată prin „politețea” gazdei. Următorul pas important este acela de stabilire a echipei de negociere. Tehnicile de business intelligence aplicate se referă la stabilirea „profilului” membrilor echipelor de negociere. Identificarea vulnerabilităților membrilor echipei este obiectivul principal întruc.t pe baza acestora se planifică negocierea propriu-zisă.

Un element esențial în procesul de identificare a profilului, este identificarea modului de gândire al decidentului echipei adverse de negociere – gândire verticală sau o gândire orizontală.

La o gândire verticală, este mai ușor de anticipat mișcarea următoare și de indus un anumit obiectiv, dar odată ce acest obiectiv a fost realizat și apare necesitatea schimbării sale, acest lucru este mult mai greu de obținut. În cazul unei gândirii orizontale, este important, ca pe timpul negocierii, să fie canalizată imaginația și tendința de soluții colaterale ale părții adverse, către obiectivul principal al negocierii. Creativitatea și tendința negociatorului cu gândire orizontală de a divaga către direcții adiacente trebuie canalizată către obiectivul principal. În cazul unui negociator cu gândire orizontală flexibilitatea negociatorului este mai mare, însă și durata negocierilor crește.

Perioada de „ice breaking” 

În ziua în care se desfășoară negocierile, în mod obligatoriu, trebuie introdusă perioada de „ice breaking” ce trebuie să dureze 10-15% din întreaga perioadă estimată a negocierilor propriu-zise și precede așezarea la masa de negociere. Este unul dintre cele mai importante momente ale procesului de negociere în care se au în vedere în principal următoarele aspecte:

• respectarea orei la care trebuie să înceapă negocierile;
• cu ce mijloc de transport se prezintă echipa la negociere;
• ținuta partenerilor de negociere;
• modul în care intră pe ușă (hotăr.t, tendințe agresive, atitudine defensivă, etc.);
• modul în care fiecare partener de negociere dă mâna;
• modul în care se prezintă și cuvintele cu care însoțesc prezentarea; se urmăresc elementele de comunicare nonverbal care permit identificarea dispoziției lor
• începe procesul de culegere de informații prin procedeul de „elicitation” punând bazele unei exploatări viitoare;
• se urmărește reacția la o serie de aspecte legate de foste înt.lniri sau istoricul relației dintre firme;
• este testat partenerul asupra cunoștințelor pe care le are referitor la cealaltă parte fără a se da nici un fel de indiciu asupra rezultatelor pregătirii negocierii;
• se urmărește confirmarea veridicității evaluărilor din procesul de profiling ce a precedat negocierea.

Așezarea la masă trebuie să aibă în vedere ca membrii echipei de negociere să aibă în față pe cei al căror profil l-au studiat și ale căror vulnerabilități le cunosc.

Liderul echipei de negociere

Tehnicile de negociere folosite vor fi cele care au fost stabilite în prealabil. Liderul echipei de negociere conduce întregul proces. Orice întrerupere a oricărui negociator poate fi dăunătoare, mai ales atunci când cel care negociază urmărește un plan de elicitation, nu numai pentru obținerea de noi informații dar mai ales pentru ca prin tehnici de persuasiune să își conducă partenerul la un punct favorabil. Din informațiile obținute anterior prin procedee de business intelligence, trebuie avute în vedere trucurile de negociere curent folosite și stăpânite de către partenerii de negociere. În funcție de aceste informații se pregătesc procedurile de identificare a acestora ca și procedurile de contracarare. Pe tot parcursul procesului de negociere este esențială citirea semnalelor ce aparțin comunicării nonverbale pe care le transmite, de cele mai multe ori neintenționat, partenerul de negociere.

Etape în evoluția negocierii 

În funcție de evoluția negocierii se va menține o atmosferă calmă a întregului proces sau se va crea, voit, o atmosferă tensionată, iritantă, care să ducă la o pauză care va permite reluarea procesului de negociere de pe noi coordonate. Este important ca în timpul negocierilor, să se facă o analiză în timp real a evoluției procesului, referitor la obiectivele urmărite și în funcție de aceasta să se ia decizia suplimentării cu noi argumente ca și a schimbării ritmului de introducere a acestora.

Este deosebit de util ca pe parcursul negocierii, un membru al echipei de negociere să urmărească elementele de comunicare nonverbală a partenerilor de negociere, și să anunțe momentul unei pauze în care să comunice celorlalți membrii ai echipei sale concluziile la care a ajuns în urma studierii competitorilor. Aceste pauze trebuie folosite pentru analize ale stadiului negocierilor și stabilirea modului de continuare ca și a obiectivelor de etapă. De asemenea, în aceste pauze se analizează concordanța între afirmațiile făcute și susținerea acestora prin comunicarea nonverbală.

După încheierea negocierilor este esențială o analiză a modului în care au fost derulate acestea și elaborarea unui raport de „lecții învățate” în vederea planificării viitoarelor negocieri. În baza de date a departamentului de business intelligence a companiei sunt introduse toate datele referitoare la profilul membrilor echipei de negociere adverse ca și concordanța între acestea și informațiile deja existente în baza de date.

În cazul în care aceste aspecte vor fi proactiv applicate în procesul de negociere, succesul nu va întârzia să apară.

Despre autor:

Sergiu Medar are o vastă experienţă în domeniul Intelligence si Business Competitive Intelligence, acumulată pe parcursul carierei sale: diplomat, Consilier prezidenţial – Departamentul Securităţii Nationale, Şef al Comunităţii Naţionale de Informaţii şi membru al Consiliului Suprem de Apărare a Ţării; Şef al Direcţiei Informaţii Militare şi Director General în cadrul Direcţiei Generale de Informaţii a Apărării. A avut misiuni diplomatice în SUA, Canada, Brazilia şi Argentina. Este profesor universitar la Academia Naţională de Informaţii unde predă cursuri de Diplomaţia Apărării, Teoria negocierilor şi Teoria crizelor. De asemenea, este profesor asociat la Universitatea Babes Bolay unde predă cursuri de Diplomaţia Apărării şi Business/Competitive Intelligence.

A oferit consultanta in Business Competitive Intelligence pentru companii naționale și multinaționale de pe 4 continente. Aria sa de expertiza cuprinde: Intelligence si Business Competitive Intelligence, Negociere, Gestionarea Crizelor, Protocol in Afaceri.